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Warum Ihr Unternehmen mit professionellen Office-Vorlagen arbeiten sollte

Titelfoto Office-Vorlagen

Wie erreichen Sie, dass Dokumente, Präsentationen oder Berichte in Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung oder Ihrem Team ohne großen gestalterischen Aufwand mitarbeiterunabhängig einheitlich und im Corporate Design des Unternehmens gestaltet sind?

Dieses Ziel erreichen Sie nur, indem in Ihrem Unternehmen oder Team mit professionell gestalteten Office-Vorlagen gearbeitet wird, welche zentral zur Verfügung gestellt werden. Diese sollten allen wichtigen optischen und funktionalen Anforderungen gerecht werden.

Natürlich kann ein Unternehmen nicht für jeden denkbaren Anwendungsfall Vorlagen umsetzen oder entwickeln lassen. Wichtig ist jedoch, dass wesentliche Basisvorlagen zentral zur Verfügung gestellt werden.

In einem weiteren Schritt sollten die Mitarbeiter darin geschult werden, mit den Vorlagen effektiv zu arbeiten und integrierte Werkzeuge auch zu nutzen. Hier hilft ein Vorlagen-Workshop, in welchem die Arbeitserleichterungen gezielt vorgestellt und praktiziert werden. Dieser kann als Präsenzschulung, Webcast oder Videotraining erfolgen.

Unternehmensdesign in Word, an allen Arbeitsplätzen – geht das?

Ihr Unternehmen sollte über eine zentrale Dokumentvorlage (»Normal.dotm«) verfügen. Sinnvoll sind auch einige wichtige abteilungsspezifische Word-Vorlagen (z. B. Briefvorlage, Angebotsvorlage mit integrierten Hilfsmitteln, um Mehrfacheingaben zu vermeiden u.a.).

Eine wichtige Rolle spielen dabei die Formatvorlagen. Die wohl bekanntesten Formatvorlagen sind die klassischen Textformatvorlagen. Mit Hilfe eines durchdachten Formatvorlagen-Konzepts sollten Ihrem Team in allen Vorlagen die wichtigsten Formatvorlagen zur Verfügung stehen. Auch Tabellenformatvorlagen und andere Standards sollten in Ihren Vorlagen definiert sein.

Mit Hilfe von Makros können weitere Arbeitserleichterungen integriert werden (z. B. die automatische Übernahme von Benutzerdaten, Eingabe von Briefdetails in einer Eingabemaske o.ä.).

Ob Sie oder Ihre Kollegen mit der Word-Vorlage arbeiten – Ihre Dokumente haben unabhängig von Umfang und Bearbeiter ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild.

Berichte im einheitlichen »Look & Feel«

Durch den Einsatz einer professionellen Excel-Vorlage verringert sich die manuelle Nacharbeit: wichtige Werkzeuge des Berichtswesens erscheinen in einem einheitlichen »Look & Feel« – und das arbeitsplatzübergreifend.

Einer Excel-Vorlage sehen Sie beim ersten Öffnen nicht unbedingt an, was in ihr steckt. Wenn Sie allerdings die Werkzeuge von Excel benutzen und z. B. eine PivotTable oder einen Datenschnitt einfügen, werden die entsprechenden Formatvorlagen sichtbar.

Dank der wiederkehrenden Optik können sich außerdem die Betrachter Ihrer Berichte einen schnelleren Überblick über die Informationen verschaffen. Auch für die Veröffentlichung Ihrer Analysen im Intranet oder als ausgedruckter Report haben Ihre Berichte ein attraktives Erscheinungsbild im Corporate Design Ihres Unternehmens.

Die Optik Ihrer Berichte und Analysen ist einheitlich und fügt sich in Ihr Corporate Design ein – unabhängig vom Bearbeiter.

Präsentationen im Corporate Design – arbeitsplatzübergreifend.

Um Ihr Unternehmen nach innen und außen im einheitlichen Corporate Design zu präsentieren, ist eine zentrale und umfassende PowerPoint-Vorlage elementar.

Eine wichtige Rolle spielen dabei die Folienlayouts. Sie sind Templates für die Layouts einzelner Folien. Für die wichtigsten denkbaren Darstellungsformen auf den Folien werden dem Anwender sozusagen »Schablonen« an die Hand gegeben.

Dazu ein einfaches Beispiel: auf Basis eines durchdachten Folienlayout-Konzepts ist die Darstellung von »Text mit zwei Bildern« innerhalb derselben Präsentation immer gleich gestaltet – und auch bei den anderen Mitarbeitern sieht der »Text mit zwei Bildern« immer genau so aus. Alle Mitarbeiter verwenden also für diese Darstellung dasselbe Folienlayout.

Mit einer professionellen PowerPoint-Vorlage erzielen Sie nicht nur eine unternehmensübergreifend einheitliche Optik für Präsentationen. Integrierte Arbeitserleichterungen bringen darüber hinaus eine immense Zeitersparnis beim Erstellen einer neuen Präsentation mit sich.

Sie sehen also: es lohnt sich, wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit professionell erstellten Office-Vorlagen arbeiten. Neben den Vorteilen der Arbeitserleichterung und der damit einhergehenden Zeit- und Kostenersparnis steuern Sie die Optik der Unternehmensdateien in Richtung Corporate Design.

Andrea Monadjemi
Grafideen Designagentur

 

Die in diesem Artikel wiedergegebenen Firmennamen oder Software- und Systemnamen (z. B. Windows®, PowerPoint®, Excel®, Microsoft® etc.) können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.